Esettanulmány

A Carrefour nemzetközi szinten már jelentős, pozitív tapasztalatokat szerzett a profit visszaszerzési auditok (Recovery Audit) terén, így időszerűvé vált a folyamat közel-keleti bevezetése is. A Carrefour UAE projekt eredetileg a kereskedelmi megállapodások eseti felülvizsgálataként indult.

A kezdeti sikereinkre alapozva a Carrefour UAE úgy döntött, hogy az auditot a teljes üzleti tevékenységére kiterjeszti. Az audit így már kiterjedt a promóciós bevételekre, az elektronikai szegmens árrés-támogatásaira, az árazási mechanizmusokra, valamint a szállítói folyószámlák teljes körű ellenőrzésére, különös tekintettel a számlafeldolgozási hibákra, a többszörös kifizetésekre és a szállítói egyenlegközlők egyeztetésére.

A projekt rámutatott, hogy a legfrissebb időszakok vizsgálata kínálja a legjobb megtérülési lehetőségeket, ezért a Carrefour UAE jóváhagyta az audit naprakésszé tételét. Az eredmények magukért beszéltek: jelentősen nőtt a feltárt elmaradt bevételek és túlfizetések összege, miközben a követelések behajtása is gördülékenyebbé vált.

„A projekt kiemelkedő sikerrel zárult. Nick és Dan szoros együttműködésben dolgoztak velünk – részben nálunk, részben saját egyesült királyságbeli irodájukból –, és rendkívül gyorsan átlátták működésünket. Elkötelezettségüknek és szakmai kitartásuknak köszönhetően mélyrehatóan megismerték üzleti folyamatainkat és informatikai rendszereinket.”

A folyamat menete

Az árazási felülvizsgálatok rendkívül komplex adatigénnyel járnak, a hibás követelések elkerülése érdekében pedig elengedhetetlen a százszázalékos pontosság. Auditszakértőink ezért adatelemzőkkel és a helyi IT-csapatokkal szorosan együttműködve térképezték fel és rendszerezték újra a Carrefour UAE adatait az átvilágítás megkezdéséhez. Mivel a rendszerszintű ismeretek ritkán összpontosulnak egyetlen kézben, csapatunk a folyamat során hídként szolgált a belső részlegek között, áthidalva az információs réseket.

Szakértőink több, mint fél évet fordítottak az adatok gyűjtésére és mélyreható elemzésére. A projekt bebizonyította, hogy még a legfelkészültebb pénzügyi és kereskedelmi osztályok mellett is előfordulhatnak olyan kommunikációs rések, amelyek miatt jelentős beszállítói bevételektől eshet el a cég. Emellett rávilágítottak arra is, hogy az összetett szerződéses konstrukciók gyakran adnak okot eltérő értelmezésre – különösen az automatizált elszámolási rendszerekben –, ami direkt bevételkiesést okozhat a vállalatnak.

A csapat több mint 6 hónapot töltött a Carrefour UAE adatainak összegyűjtésével, áttekintésével és elemzésével. A projekt sikeresnek bizonyult, és megmutatta, hogy még a legjobb pénzügyi és kereskedelmi csapatok esetében is előfordulhat, hogy a kommunikáció megszakad, ami a beszállítói bevételek elmaradásához vezethet.

Ezen túlmenően kimutatták, hogy az összetettebb megállapodások értelmezési különbségekhez vezethetnek, amelyek elmaradt bevételeket eredményezhetnek, különösen ott, ahol a szállítói bevételek kiszámítására és beszedésére rendszereket használnak.